Checklista närområdeskommunikation

Här hittar du vad du  som närområdeskommunikation ska göra steg för steg.

Här hittar du vad du  som närområdeskommunikation ska göra steg för steg.

Svart text = Projektledare närområdeskommunikation

Röd text = Kommunikationschef

Att göra löpande

  • Informera internt:
    • Projektchef
    • Kommunikationschef
    • Redaktion
    • Press/Presstjänst
  • Förbered lägesavstämning
  • Delta vid lägesavstämning
  • Informera om lägesbild
  • Gör aktivitetsplan
  • Förankra material
  • Analysera läget 

Checklista

1. Du får kontakt…

… med media/annan person om en allvarlig händelse
Ställ följande frågor:

  • Vilken redaktion ringer du ifrån?
  • Har du fått informationen från en källa eller är det öppen information? 
  • Vi har inte nåtts av det här ännu så nu behöver jag ta reda på mer.
  • Hur kan jag kontakta dig igen?

… med någon internt – ställ följande frågor:

  • Vad har hänt?
  • När hände det?
  • Var skedde det?
  • Vilka konsekvenser har det fått?
  • Varifrån kommer informationen?

2. Informera internt

  • Din projektchef
  • Kommunikationschef 076-551 97 81
  • Informera redaktion
  • Aktivera kommunikations KRIS-kanal på Teams ”KRIS”
    Tagga berörda personer. 
  • Pressansvarig, 072-582 44 30
    Om de inte finns på plats, regionledningskontorets presstjänst 08-123 131 48

3. Att göra innan första lägesavstämning 

Fundera igenom vilja parter som berörs och lyft detta på lägesavstämningen.

  • Entreprenör
  • Trafikförvaltningen
  • SL kundtjänst
  • Fastighetsägare
  • Järfälla
  • Nacka
  • Solna
  • Stockholm
  • Trafikverket
  • Ledningsägare
  • Resenärer
  • Trafikanter
  • Närboende 
  • Övriga?

4. Att göra innan varje lägesavstämning

Sammanställ din input

  • Vilka är informerade?
  • Vad är budskapet? 
  • Vilken information saknas/efterfrågas
  • Hur ser medieläget ut?
  • Planerad extern kommunikation
  • Planerad intern kommunikation
  • Inriktning för kommunikationsarbetet 

5. Lägesavstämning 1, 2, 3 osv

6. Att göra efter varje lägesavstämning

  • Informera redaktionen om lägesbilden – via Teamskanal
  • Överblicka vad som ska göras – vid behov aktivera avlastning (samordnare närområdeskommunikation).

​7. Informera Region Stockholms regionledningsförvaltning

8. Förankra första text

  • Förankra den första nyhetstexten som redaktionen tagit fram med din projektchef
  • Meddela redaktionen eventuella ändringar och ge klartecken för publicering.
    (Skriv alltid tydligt om texten är ok för publicering, använd inga ”tummar”)

9. Informera SL Kundtjänst och växel

  • Delge SL Kundtjänst informationstext, vid behov även telefonsamtal till kontaktperson. De nås på 076-134 31 68 vardagar kl 08-20.
  • Informera regionens växel 08-737 25 00 och meddela att info finns på webben, att allmänna frågor ska till kundtjänst och pressfrågor till pressansvarig. 

10. Samla in mer fakta och ta fram en aktivitetsplan

  • Räddningstjänsten svarar på alla frågor om skadade/döda i det akuta skedet.
    Förvaltningen är byggherre och har ett övergripande ansvar för hur utbyggnaden går till och vilka krav som ställs samt hur vi följer upp det. Detta uttalar vi oss om. 
    Entreprenören är arbetsgivare och svarar på frågor som rör arbetsgivaransvaret.

Budskap från oss och entreprenör ska alltid stämmas av med den andra parten!

  • Vilka är våra målgrupper internt och externt?
  • Vad ska vi kommunicera?
  • Vilka kanaler ska användas?
  • Vem är talesperson (förslagsvis pressansvarig/kommunikationschef)?
  • När ska det göras?
  • Förankra det hos din projektchef!
  • Meddela redaktionen vad ni beslutat!

​11. Fastställ budskap frågor och svar samt texter med projektchef/enhetschef.

  • Meddela redaktionen att det är okej att publicera enligt plan.
    (Skriv alltid tydligt om texten är ok för publicering, använd inga ”tummar”)

12. Informera internt

Informera kommunikationschef.

13. Analysera läget

  • Ta dig tid till att sätta dig in i vad som faktiskt har hänt för att kunna analysera läget.
  • Hur kommer omvärlden, allmänheten och viktiga externa intressenter (entreprenörer, fastighetsägare…) att reagera? 
  • Meddela redaktionen din analys. 

14. Fastställ budskap, frågor och svar samt texter med projektchef/enhetschef

  • Meddela redaktionen att det är okej att publicera enligt plan. 
    (Skriv alltid tydligt om texten är ok för publicering, använd inga ”tummar”)

15. Rapportera till regionledningskontoret

  • Kommunikationsdirektör
  • Central presstjänst

Stödmaterial

Frågor & svar i det inledande akuta skedet

• Använd det aktuella huvudbudskapet när det är möjligt.

• Journalisterna vill ha svar på vad, när, var, hur och varför. I det akuta läget kan vi svara på vad, när och var, ibland även på hur.

• Berätta för journalisterna att vi uppdaterar vår webb så snart vi vet mer.

• Tänk på att följande frågor och svar är ett stöd och en hjälp. Svaren formuleras om utifrån det faktiska läget. 

Vad har hänt?

Svara endast med de fakta som är kända och verifierade. Till exempel: ”En incident har inträffat på arbetsområdet xx. Räddningstjänsten är på plats.” 

Hur gick det till?

Svara endast med de fakta som är kända och verifierade. 

Finns det omkomna eller skadade?

Svara endast med de fakta som är kända och verifierade. Till exempel: 
 ”Ja, tyvärr finns det skadade människor. Räddningsinsatsen pågår och det är vårt fokus nu.”
”Räddningsinsatsen pågår och det är vårt fokus nu. Vi vet inte ännu om det finns skadade eller döda människor.” 

Vad händer nu?

Just nu är vårt fokus på räddningsinsatsen som pågår. Du kan också tala om till exempel: Vi tar hand om vår personal på platsen. Vi följer utvecklingen noga. Vi har nära kontakt med polis och räddningstjänst. Så fort vi vet mera uppdaterar vi vår webb med information. 

Hur påverkas omgivningen/trafik?

Svara bara med de fakta som är kända och verifierade. Hänvisa exempelvis till Trafiken.nu och sl.se.

 Hur kunde det hända? 

Just nu är vårt fokus på räddningsinsatsen och det vi behöver göra akut. Självklart kommer vi att utreda hur det har kunnat ske, men det är alldeles för tidigt att säga något om det idag. 

Vem är ansvarig?

Självklart kommer vi att utreda hur det har kunnat ske, men det är alldeles för tidigt att säga något om det idag. 

Hur är det med de skadade? (i de fall det finns skadade)

Tyvärr vet vi att flera är skadade och förda till sjukhus. Men vi kan inte säga något om skadeläget. Räddningsinsatsen pågår fortfarande. Vi hänvisar till sjukvården.

Fas 2 – vi vet förhoppningsvis mer.

Här bygger vi